Manchmal läuft uns buchstäblich die Zeit durch die Finger…

Besonders Führungskräfte und Selbständige fragen mich immer wieder, wie sie ihre Zeit besser in den Griff bekommen können.

Aber mit was verbringen wir denn eigentlich unsere Zeit?

Stephen Covey (“ Die 7 Wege zur Effektivität„) teilt Tätigkeiten in die folgende 4er-Matrix ein:

1) Wichtig und dringend

2) Wichtig, aber nicht dringend

3) Nicht wichtig aber dringend

4) Nicht wichtig und nicht dringend

Nummer 1 lässt sich schnell erklären: Alles, was sofort erledigt werden muss, weil es keinerlei Aufschub duldet.

Darunter fallen alle Projekte mit Deadline oder Vorkommnisse, die akuten Handlungsbedarf haben.

Der 2. Quadrant besteht aus Tätigkeiten, die wichtig sind, welche wir aber ständig vor uns herschieben.

Zum Beispiel die Mutter anrufen. Sport treiben. Einen Arzttermin vereinbaren.

Wir sollten versuchen, diesem Teil unserer täglichen ToDos die größte Aufmerksamkeit zu schenken.

Im 3. Quadranten geht es um Dinge, die uns ständig aus dem Fluss bringen, weil sie unmittelbar auftreten und sofort bearbeitet werden wollen.

Sie sind meist gar nicht wichtig aber drängen sich ständig ungefragt in den Vordergrund.

Ein Anruf, der eingeht. Eine E-Mail, die aufploppt. Hier gilt es, Störungen zu vermeiden und sich feste Zeiten zu nehmen, in denen diese Aufgaben bearbeitet werden.

Evtl. hast du hier die Möglichkeit, etwas zu delegieren.
Aber achte darauf, nicht die Aufgabe, sondern die Verantwortung für bestimmte Bereiche abzugeben. Das gibt Mitarbeitern größtmöglichen Handlungsspielraum und schenkt Vertrauen.

Nr. 4 sind die größten Zeitfresser: nicht wichtig, nicht dringend. Dazu gehört zum Beispiel das gedankenlose Surfen in den sozialen Medien, oder oder oder…

Tätigkeiten im 4. Quadranten können meist ersatzlos gestrichen werden.

Bereits damit bekommst du eine Menge zusätzlicher Zeit zur Verfügung.

Lass uns deine Woche einmal zusammen analysieren:
Was sind deine häufigsten Tätigkeiten? Was ist unmittelbar wichtig, und was kann ersatzlos gestrichen oder delegiert werden?

Gemeinsam versuchen wir, deine Zeitfresser zu finden und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Damit dein Arbeitsleben wieder leichter, sinnvoller und effektiver wird!