Manchmal läuft uns buchstäblich die Zeit durch die Finger…
Besonders Führungskräfte und Selbständige fragen mich immer wieder, wie sie ihre Zeit besser in den Griff bekommen können.
Aber mit was verbringen wir denn eigentlich unsere Zeit?
Stephen Covey (“ Die 7 Wege zur Effektivität„) teilt Tätigkeiten in die folgende 4er-Matrix ein:
1) Wichtig und dringend
2) Wichtig, aber nicht dringend
3) Nicht wichtig aber dringend
4) Nicht wichtig und nicht dringend
Nummer 1 lässt sich schnell erklären: Alles, was sofort erledigt werden muss, weil es keinerlei Aufschub duldet.
Darunter fallen alle Projekte mit Deadline oder Vorkommnisse, die akuten Handlungsbedarf haben.
Der 2. Quadrant besteht aus Tätigkeiten, die wichtig sind, welche wir aber ständig vor uns herschieben.
Zum Beispiel die Mutter anrufen. Sport treiben. Einen Arzttermin vereinbaren.
Wir sollten versuchen, diesem Teil unserer täglichen ToDos die größte Aufmerksamkeit zu schenken.
Im 3. Quadranten geht es um Dinge, die uns ständig aus dem Fluss bringen, weil sie unmittelbar auftreten und sofort bearbeitet werden wollen.
Sie sind meist gar nicht wichtig aber drängen sich ständig ungefragt in den Vordergrund.
Ein Anruf, der eingeht. Eine E-Mail, die aufploppt. Hier gilt es, Störungen zu vermeiden und sich feste Zeiten zu nehmen, in denen diese Aufgaben bearbeitet werden.
Evtl. haben Sie hier die Möglichkeit, etwas zu delegieren. Aber achten Sie darauf, nicht die Aufgabe, sondern die Verantwortung für bestimmte Bereiche abzugeben. Das gibt Mitarbeitern größtmöglichen Handlungsspielraum und schenkt Vertrauen.
Nr. 4 sind die größten Zeitfresser: nicht wichtig, nicht dringend. Dazu gehört zum Beispiel das gedankenlose Surfen in den sozialen Medien, oder oder oder…
Tätigkeiten im 4. Quadranten können meist ersatzlos gestrichen werden.
Bereits damit bekommen Sie eine Menge zusätzlicher Zeit zur Verfügung.
Für mein Coaching verwende ich eine Tabelle, in die man seine Tätigkeiten über einen bestimmten Zeitraum hinweg eintragen kann. Diese Tabelle werten wir gemeinsam aus und versuchen gemeinsam, Zeitfresser zu finden und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Sie werden schon bald erkennen, wo Ihre größten Zeit Ressourcen liegen und wie Sie Ihren Tag effektiver und freudvoller gestalten können!