Manchmal läuft uns buchstäblich die Zeit durch die Finger…

Besonders Führungskräfte und Selbstständige fragen sich immer wieder, wie sie ihre Zeit besser in den Griff bekommen können.

Aber mit was verbringen wir denn eigentlich unsere Zeit, den lieben langen Tag?

Dwight D. Eisenhower, der von 1953 bis 1961 der 34. US-Präsident war, erfand für sich (und mittlerweile tausende andere Menschen) die sogenannte „EISENHOWER-MATRIX“.

Die Matrix teilt die Tätigkeiten in 4 Quadranten ein, diese sind:

1) Wichtig und dringend

2) Wichtig, aber nicht dringend

3) Nicht wichtig aber dringend

4) Nicht wichtig und nicht dringend

Was sofort getan werden muss: Wichtig und dringend!

Nummer 1 lässt sich schnell erklären: Alles, was sofort erledigt werden muss, weil es keinerlei Aufschub duldet.

Darunter fallen alle Projekte mit Deadline oder Vorkommnisse, die akuten Handlungsbedarf haben.
Die Schule ruft an, weil Dein Kind krank ist?
Da denkt man nicht lange drüber nach, sondern setzt sich sofort in Bewegung.

Die wirklich wichtigen Dinge, die wir oftmals schieben: Wichtig, aber nicht dringend

Der 2. Quadrant besteht aus Tätigkeiten, die wichtig sind, welche wir aber ständig vor uns herschieben.

Zum Beispiel die Mutter anrufen.

Sport treiben.

Endlich den Arzttermin vereinbaren.

Die Steuererklärung.

Am Buch weiterschreiben…

Da fallen dir bestimmt noch viele andere Beispiele ein.

Wir sollten versuchen, diesem Teil unserer täglichen ToDos die größte Aufmerksamkeit zu schenken.
Aber wie geht das? Wie kann ich dranbleiben, an Themen, die man so super easy auch auf den nächsten, und den nächsten, und den nächsten Tag schieben kann? ❓❓❓

Meine Antwort lautet hier: Plane Deine Woche.
Erstelle für dich einen Wochenplan, der dir für diese Dinge einen festen Zeitpunkt vorsieht.
Plane realistisch und plane mit großzügigen Pufferzeiten. So kannst du sicherstellen, dass auch mal was Dringendes (siehe Punkt 1!) dazwischenkommen darf.

Ich habe für meine Wochenplanung ein ausgefeiltes Notion-Board entwickelt (Sollte ich das mal als Freebie erstellen? Ich überlege noch…)

Jedenfalls ist es wichtig, das Wichtige zu tun!!
Wenn es dir alleine schwerfällt, suche dir am besten einen Coach („moi“ zum Beispiel 😉 oder eine Community, die dich dabei unterstützt (Mein Tipp: Einfach-umsetzen.de von der lieben Annegret)

Die bösen kleinen Übeltäter: Nicht wichtig, aber (scheinbar) dringend!

Im 3. Quadranten geht es um Dinge, die uns ständig aus dem Fluss bringen, weil sie unmittelbar auftreten und sofort bearbeitet werden wollen.

Sie sind meist gar nicht wichtig aber drängen sich ständig ungefragt in den Vordergrund.

Ein Anruf, der eingeht.

Eine E-Mail, die aufploppt.

Instagram, Facebook und Konsorten, du weißt was ich meine…🙄

Hier gilt es, Störungen zu vermeiden und sich feste Zeiten zu nehmen, in denen diese Aufgaben bearbeitet werden.

Evtl. hast du hier die Möglichkeit, etwas zu delegieren.
Aber achte darauf, nicht die Aufgabe, sondern die Verantwortung für bestimmte Bereiche abzugeben. Das gibt Mitarbeitern größtmöglichen Handlungsspielraum und schenkt Vertrauen.

Kann getrost weg: Nicht wichtig und nicht dringend

Nr. 4 sind die größten Zeitfresser: nicht wichtig, nicht dringend. Dazu gehört zum Beispiel das gedankenlose Surfen in den sozialen Medien, oder oder oder…

Tätigkeiten im 4. Quadranten können meist ersatzlos gestrichen werden.

Bereits damit bekommst du eine Menge zusätzlicher Zeit zur Verfügung.

Wenn Du Deine vergangene Woche analysierst,
was waren deine häufigsten Tätigkeiten? Was war unmittelbar wichtig, und was hätte ersatzlos gestrichen oder delegiert werden können?

Wenn Du ein sehr strukturierter Mensch bist, und dich nicht mit Schätzungen zufrieden gibst, sende ich dir gern meine Excel-Liste zum „Tracken“ deiner Gewohnheiten und Tätigkeiten.
Dazu reicht es, wenn du mir eine kurze Mail mit dem Stichwort: „Eisenhower Liste“ an folgende E-Mail sendest: coaching@helga-schuller.de

Dein Arbeitsleben kann wieder leichter, sinnvoller und effektiver werden, wenn du dich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrierst!🎉

PS. Die Eisenhower-Matrix ist auch auf dem Kreativen Wochenplaner – eine großartige CANVA-Vorlage! – zu finden. Den bekommst du, indem du dich über diese Seite zu meinem Newsletter anmeldest: